【今日も仕事が終わらないww】仕事に追われる事から脱却する為の具体的な対処法

上司から同じ仕事を振られたとしても、いつも忙しそうにバタバタしている人とスマートにこなしていく人がいます。

この違いは観察していると非常に面白いのですが、いつも仕事に忙しそうにしている人は明らかに仕事に追われるような仕事の仕方をしていて、生産性が高くないと思う事がよくあります。

しかしながら、いつもスマートにこなせる人は自分なりに取り組み方を工夫して極力仕事に追われないようにしています。

実際は、元々仕事ができる・できない人というのはおらず、小さな心掛けや意識が結果的に仕事ができるか否かの差を生んでいるように感じます。

今回は、私の周りですごくスマートに仕事をこなす人がどういった取り組みをしているのか参考にして、仕事に追われる事から脱却しましょう。

目的を確認して即座にメモする

仕事をスマートにこなす人がまずやっている事は、上司から仕事を依頼された時に「しっかり目的を確認して忘れないようにすぐメモする」という事です。

仕事に追われている人は、ふんふんと頷きながら説明を聞いてわかったような気になっていますが、結局タスクに取り掛かる時に「あれっ結局これって何の為にやるんだっけ？」と忘れてしまいがちです。

依頼の目的がはっきり掴めていれば、目的をよりよく達成する為に自分なりの工夫ができますし、もし目的が明確になっていれば無駄な工夫をして時間を浪費する事もなくなります。

「何をやらなければいけないか」ももちろん大事ですが、それ以上に大事なのは「目的」です。

直後5分間のゴールデンタイムを利用する

先程は「しっかり目的を確認して忘れないようにメモをとっておく」という事を挙げましたが、仕事をスマートにこなす人がやっている習慣はとして「直後110分間のゴールデンタイムを利用する」というものがあります。

他のタスクに手をつけている途中であったとしても一旦手を止めて、今指示を受けたタスクをざっくりと10分ぐらい掛けて大枠を掴みつつタスクを完成させるイメージをつけるようにします。

そうするとタスクを完了させるまでの過程で「あれっここはどうすればいいんだろう？」といくつか疑問が湧いてくると思いますので、すぐさままとめて上司に質問しにいきます。

この初動がすごく重要で、説明を受けた後すぐであれば比較的初歩的な質問でも上司に気兼ねなく聞く事ができます。

仕事に追われている人は、その時途中になっているタスクを優先して、今上司から説明を受けたタスクは時間ができた時に取り掛かろうとします。

そうすると、時間が空いてしまって既に結構忘れてしまっていたりするケースも多いので、同じ事をまた上司に確認して「ちゃんと聞いていたのか？」と怒られてしまう事も多くなります。

こまめに報告と軌道修正する

タスクに取り掛かっていて仕事をスマートにこなす人は「上司に依頼されたタスクの途中経過を自ら報告しにいく」習慣を持っています。

途中経過を報告すれば上司からその都度軌道修正してもらえる事が多いですし、ミスコミュニケーションを最小化する事ができます。

一方で、仕事に追われている人は「タスクが完成するまで報告しに行かない」ので、でき上がった段階で実は上司が考えていたイメージと違ってやり直しになってしまう可能性があり、また修正に時間を割かなければいけないようになります。

また、上司も報告がないと心配になって「○○、あの仕事はどうなった？」と聞かれるケースも増えますし、そこでいちいちバラバラと報告するのは効率的ではありません。

まとめ

仕事に追われないようなサイクルができると、自由に使える時間が増えます。

その時間を利用して趣味の時間に使ったりもいいでしょうし、スキルアップする為の時間に割く事もいいでしょう。

「時間は与えられるものではなく、作り出すもの」という名言もありますが、まさにその通りです。

もし、どうしてもブラック企業に勤務していていつも忙しいという方であれば転職エージェントを利用して優良企業へ転職を考えるのもありだと思います。

是非、仕事に追われる生活から脱却して楽しい時間を過ごしましょうね！Good luck！